Saat membuat meeting room jakarta pusat di kantor Anda, pertimbangkan penempatan ruangan di seluruh ruang Anda. Untuk tim di ruang yang lebih besar atau di beberapa lantai yang berbeda, memiliki area konferensi yang didistribusikan secara merata dapat berarti membuat karyawan lebih sering bertemu karena kenyamanan.
Bayangkan jika Anda harus pergi dari lantai 7 ke lantai 30 setiap kali Anda ingin berada di balik pintu yang tertutup; Anda mungkin hanya akan membicarakan Slack dengan rekan kerja Anda alih-alih bertemu langsung. Memiliki ruang konferensi yang didistribusikan berdasarkan tempat duduk tim yang berbeda dapat mendorong lebih banyak koneksi.
Sebaliknya, untuk kantor yang lebih kecil (berkisar antara 5.000-20.000 kaki persegi), Anda mungkin menemukan bahwa individu dari tim yang berbeda tidak mendapatkan cukup waktu jauh dari meja mereka. Dalam hal ini, menyebarkan ruang konferensi di seluruh ruangan dapat meningkatkan pergerakan, moral, dan kolaborasi.
Terakhir, saat mencari tahu di mana menempatkan ruang konferensi di denah lantai Anda, pertimbangkan tujuan ruangan tersebut. Menempatkan ruangan yang dimaksudkan untuk sesi presentasi dan strategi di sekitar bagian luar kantor memberikan akses ke cahaya alami, yang membantu meningkatkan fokus dan produktivitas. Menempatkan ruangan yang dimaksudkan untuk percakapan pribadi atau panggilan telepon di sepanjang bagian dalam kantor dapat mengurangi gangguan dan memungkinkan individu untuk terhubung.
Tanpa kemajuan teknologi, rapat tidak lebih dari sekadar membaca memo secara langsung. Saat ini, rapat yang produktif tidak hanya memanfaatkan teknologi untuk membantu menyelesaikan pekerjaan, tetapi juga mengandalkannya.
Mungkin kemajuan yang paling menguntungkan dalam teknologi ruang konferensi adalah panel akustik. Perpaduan kayu, katun, dan kain peredam suara, panel yang dipasang di dinding/langit-langit ini membantu mengontrol suara di ruang konferensi. Pikirkan rapat atau panggilan konferensi apa pun yang pernah Anda ikuti di tempat yang terdengar seperti pembicara berada di ruang gema; perawatan akustik yang tepat akan memperbaiki 80% dari masalah itu. Jika Anda ingin menjelajahi lebih banyak solusi akustik, lihat solusi sederhana ini untuk masalah audio Anda di ruang konferensi.
Setelah mendapatkan akustik yang benar, merencanakan persyaratan Audio Visual dengan benar dari setiap ruang konferensi akan membantu Anda menghemat waktu dan uang di bagian belakang. Ruang pertemuan yang lebih kecil yang ditujukan untuk percakapan pribadi mungkin tidak membutuhkan lebih dari sebuah Polycom; ruang konferensi berukuran sedang kemungkinan akan membutuhkan beberapa kemampuan Video, tetapi belum tentu lebih dari Logitech. Dikombinasikan dengan Polycom, ini harus melampaui kebutuhan tim mana pun yang paling mendasar. Untuk membuat acara marquis di ruang konferensi terbesar Anda, pertimbangkan sistem yang terintegrasi penuh seperti Zoom atau perangkat keras Google Hangouts Meet.
Selain itu, mengintegrasikan teknologi pemesanan dapat membantu setiap karyawan memesan kamar dengan mengklik tombol, atau setidaknya mencari waktu lain untuk membukanya. Solusi seperti Joan atau Robin menyediakan perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan tim Anda untuk menjadwalkan rapat dan mengadakan ruangan dengan mudah, serta menyinkronkan kalender di seluruh perusahaan.